6 bonnes pratiques pour réussir l’intégration de son logiciel PIM

Dernière mise à jour le : 13 Mar 2023

L’intégration PIM désigne l’ensemble des opérations visant à connecter son logiciel de gestion des informations produits à son écosystème technologique, tout en respectant les règles de gestion (métier/process) de l’entreprise, afin d’ atteindre l’objectif final de compétitivité. Données, fichiers multimédia, API, logiciels complémentaires, plateformes de vente en ligne, apprentissage et adoption des bonnes pratiques constituent ainsi les points vitaux pour une intégration optimale. Examinons les règles à respecter pour centraliser, gérer, enrichir et diffuser ses informations produits.

1. Analyser et cadrer son projet

Côté entreprise, le pilote sponsor du projet et les futurs utilisateurs clés exposent leurs processus métiers à améliorer, leurs contraintes, environnements technologiques et cas d’usages.

L’équipe d’Afineo cadre et anime des ateliers d’analyse et de conception pour définir la modélisation adéquate, tant fonctionnelle que technique, pour prévoir les potentiels changements de vos processus actuels.

Afineo peut aussi être amené à challenger vos processus actuels pour :

• les adapter aux possibilités natives de la solution afin d’éviter des développements spécifiques coûteux destinés à gérer des exceptions,
• abandonner des processus historiques qu’il faut savoir remettre en question pour générer des gains jamais atteints en termes d’efficacité et de productivité notamment.

Le sponsor s’appuie également sur les retours d’expérience d’Afineo afin de maîtriser les zones à risques : temps, budget, alignement sur la nomenclature.

L’accompagnement au changement commence par une formation solide pour acquérir les concepts différenciants propres à la plateforme Afineo : PIM (Product Information Management ou gestion des informations produits), MDM (Master Data Management ou gestion des données de référence), DAM (Digital Asset Management ou gestion des ressources numériques, également appelé Data Asset Management).

Cette phase permet 2 choses :

• de cadrer le périmètre du projet et de modéliser les briques structurantes de la plateforme.
• d’identifier de nouveaux besoins non anticipés par le prospect et amenant lotissement du projet tel qu’initialement prévu.

2. Initialiser la plateforme

L’équipe d’Afineo accompagne les administrateurs dans les premiers paramétrages lors de l’installation de la plateforme. Au programme : analyse et reprise des données, réglages des préférences, droits d’accès et interfaces.

Pour les plus aguerris, un premier transfert de compétences s’effectue également pour donner plus d’autonomie sur la configuration avancée des attributs, des typologies, la gestion des classifications.

Cette phase permet d’obtenir une solution PIM fonctionnelle prête à être paramétrée, avec une reprise des données de base.
Le cas échéant, les données sont corrigées après analyse, ceci afin d’assurer la bonne fluidité de la suite du déploiement !

3. Déployer et accompagner

L’équipe d’Afineo réalise ou co-réalise les paramétrages fonctionnels, concernant notamment les flux de données, les workflows, les permissions avancées, la gestion des connecteurs, ainsi que la mise en place de règles de gestions automatisées (champs calculés, automatisations en tâche de fond).

Côté entreprise, les administrateurs apprennent pas à pas, en réalisant et en paramétrant leurs imports / exports de données, workflows spécifiques, accès utilisateurs, etc.

Cette phase permet :

• de paramétrer l’outil selon les objectifs opérationnels à atteindre conformément au dossier d’analyse,
• l’appropriation de la plateforme par la pratique.

Parallèlement, cette approche offre de renforcer l’adhésion des équipes métiers lors des phases itératives de paramétrage, en interaction directe avec les utilisateurs.

4. Effectuer les recettes

L’équipe d’Afineo pilote les tests et la recette globale des cas d’usages. Les utilisateurs recherchent les erreurs jusqu’à ce qu’aucune friction ne soit constatée concernant la réalisation de leurs missions.

Tout est crash testé : intégration de projets web, print, génération de supports print à la demande, automatisation poussée de certains processus métiers, connecteurs avec des sites de vente en ligne, marketplaces, …

Il est en effet primordial de capitaliser sur le temps projet pour que l’équipe qui administrera l’outil sache le faire évoluer en conditions opérationnelles.
Cette phase permet ainsi d’aboutir à une documentation technique et fonctionnelle personnalisée et éprouvée de la plateforme.

5. Mettre en production

Lorsque le sponsor donne sa validation, l’équipe d’Afineo démarre la mise en production de la plateforme PIM. L’application est alors ouverte à l’ensemble des utilisateurs pour démarrer la formation spécifique à chaque métier.

La conduite du changement devient alors la condition de l’adoption à la fois de l’outil, mais aussi de nouvelles méthodes de travail plus efficaces.

Dans une optique d’adhésion, Afineo applique une méthodologie adaptée à la morphologie de chaque entreprise, en adéquation avec l’expression des besoins spécifiés en amont.

Durant cette phase, Afineo assure un support privilégié, effectue des formations personnalisées, et livre la documentation fonctionnelle et technique finale.

6. Maintenir et faire évoluer sa plateforme PIM

Les missions de chaque métier évoluent dans le temps : nouvelles exigences des consommateurs, nouvelles contraintes issues des marketplaces, nouveaux usages …
Les processus métiers doivent pouvoir s’adapter au sein d’une plateforme évolutive.

Après quelques mois d’utilisation, il peut être bénéfique de refaire un tour des attentes des différents utilisateurs. Certains processus ou paramétrages mis en place lors de l’intégration peuvent ainsi mériter des optimisations.

L’équipe Afineo met à jour régulièrement la plateforme PIM et tient ses utilisateurs informés des nouveautés de l’outil.
Par ailleurs, il est rare d’utiliser 100% des capacités de la solution à l’instant du déploiement !

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