Projet MDM (Master Data Management) : 10 pratiques décisives pour le réussir

Réussir son projet MDM consiste à réaliser avec succès la mise en œuvre d’une nouvelle organisation plus performante de la gestion des données de référence au sein de son entreprise. Équipés d’une solution de Master Data Management capable de garantir une gouvernance opérationnelle qui rend les processus métiers plus fluides, les utilisateurs gagnent en efficacité et en productivité.

En tant qu’éditeur-intégrateur d’une plateforme de gestion des données modulaire depuis 2004, Afineo vous livre son retour d’expérience après avoir accompagné des clients tels que Groupe Alliance Marine, Groupe Mr Bricolage ou Flunch Restauration dans la mise en place de leurs projets MDM. Appliquez ces 10 bonnes pratiques, elles sont décisives pour la réussite de votre projet.

N° 1 : nommer le sponsor du projet en interne

Un chief data officer doit endosser le rôle de sponsor en interne, afin de porter le projet auprès de toutes les parties prenantes : DSI, utilisateurs métiers, voire fournisseurs et/ou clients si certaines données sont partagées avec des droits d’accès dédiés.

Le Master Data Management est un projet de transformation digitale d’envergure qui bouscule les usages professionnels : le sponsor doit faire preuve de pédagogie pour remporter l’adhésion des collaborateurs, avec le soutien de l’éditeur et de l’intégrateur tout au long du projet.

Une communication fluide en interne doit expliquer les avantages d’adopter une solution MDM et les nouveaux processus de travail associés. Le chief data officer doit être le moteur d’un changement en douceur et motiver les équipes pas à pas pour désacraliser le sujet, écarter les craintes et les résistances.

La pierre angulaire de la conduite du changement : réunir DSI et métiers autour d’une table !

N° 2 : définir les objectifs de création de valeur

Quel retour sur investissement souhaiter de son projet MDM, de sa solution MDM ?

• Une source unique de vérité : les équipes métiers disposent des mêmes données uniques. Terminé les silos d’informations, les doublons, la diffusion de données erronées. Terminé les coûts inutiles.
• Collaboration, efficacité et productivité accrues : automatisation de processus, traitements de données automatisés ; vous n’entendrez jamais un collaborateur se plaindre d’être débarrassé d’une tâche récurrente fastidieuse, bien au contraire…
• Prises de décisions en faveur de sa compétitivité : des tableaux de bord décisionnels constamment à jour mettent facilement en lumière les informations stratégiques. Croiser les données n’a jamais été aussi simple.
• Respecter les exigences de conformité, légales, de n’importe quel pays : c’est l’un des grands avantages de la plateforme MDM Afineo ; vous pouvez gérer le « multi-culturel », plusieurs devises, langues, et également intégrer les contraintes réglementaires propres à chaque pays.

N° 3 : questionner ses utilisateurs métiers

Qui sont-ils ?
Responsable marketing, digital, e-commerce ? Chefs de produits ? Responsable des achats ?
Directeur de magasins ? Directeur de clientèle ? Responsable logistique ? etc..

Quels sont leurs usages, besoins et missions ?
De quelles données ont-ils besoin pour exécuter avec succès leurs tâches ?
Dans quels contextes utilisent-ils ces données ?
À quelles contraintes sont-ils soumis ? Quelles règles de conformité ou réglementaires ?
Quels outils utilisent-ils ?

Quels sont les points de frictions actuels qui les empêchent d’avancer de manière plus optimale au quotidien ? Effectuent-ils des tâches répétitives et rébarbatives ? Quelles sont les zones d’ombres ? Comment résoudre ces problèmes ?

Impliquer et embarquer ses utilisateurs dès le départ permet d’identifier les axes de compétitivité à développer : cela peut se traduire par des modèles de données, des processus de travail automatisés, et autant de facilités qu’une solution MDM peut apporter.

Bon à savoir : la plateforme MDM multidomaine Afineo offre de centraliser des référentiels séparés, communicants ou non entre eux, ainsi qu’un outil de workflow de validation fluidifiant les étapes de travail.

N° 4 : identifier les applications déjà utilisées

La mise en place d’une solution MDM implique l’interopérabilité (en import ou en export de flux de données) avec chaque système d’information déjà utilisé dans l’organisation :

• site e-commerce,
• marketplaces,
• logiciels de PAO,
• outil de création de e-catalog
• CRM,
• ERP,
• Etc.

Quels outils utilisent vos équipes ? Pas de shadow IT (informatique fantôme) en interne ?

Bon à savoir : la plateforme MDM Afineo intègre nativement une large galerie de connecteurs professionnels pour s’interfacer avec des services en ligne et des applications tierces. La récupération de données s’effectue en éliminant les doublons. La mise à jour des données se fait automatiquement.

N° 5 : veiller à une haute qualité des données

En premier lieu, il convient de recenser toutes les différentes sources de données métiers et dans quels outils elles sont créées, stockées et/ou utilisées.

Il est également essentiel de cartographier les processus existants pour savoir comment, à quel moment, dans quel but, et où la donnée doit être utilisée pour maximiser son efficacité.

La diffusion de données produit sur un site e-commerce lors d’une période de soldes doit notamment respecter certaines obligations légales, en plus d’une complétude d’informations exigées par l’acheteur potentiel…

Disposer de données maîtres au sein d’une solution MDM c’est s’assurer d’une data quality (qualité de données) performante au quotidien.

Le schéma ci-dessous résume les critères d’évaluation de la qualité des données :

Nous vous suggérons la lecture de cet article pour approfondir le sujet :
Data Quality : enjeux, critères de qualité, processus et outils

N° 6 : lier sa stratégie data à la conformité et à la réglementation

Un acteur de la distribution PGC (Produits de grande consommation), une industrie manufacturière ou une banque sont tous soumis à des enjeux réglementaires et à des normes à respecter.

Citons quelques exemples :

• fabricants, distributeurs, e-commerçants sont soumis à la loi AGEC (Anti Gaspillage pour une Économie Circulaire),
• acteurs dans l’alimentaire et la restauration : la traçabilité des allergènes dès l’usine de fabrication doit être intransigeante, tout comme le respect de la chaîne du froid.
• toute entreprise doit également maîtriser les données personnelles et les données sensibles dans le cadre défini par le RGPD.

Il est ainsi plus qu’opportun d’inclure les informations de conformité et les données obligatoires dans son projet MDM.

Bon à savoir : la plateforme MDM Afineo simplifie la mise en place d’un référentiel de données maîtres associant toutes les informations de conformité et données relatives aux diverses réglementations, qu’elles soient locales ou internationales.

N° 7 : déterminer une nomenclature de référence commune

Chacun doit parler le même langage pour éviter toute confusion, toute équivoque ou tout amalgame susceptibles d’entraîner des erreurs d’interprétation et de manipulation de données.

Il convient donc d’établir un dictionnaire de données de référence et de le mettre à disposition de ses collaborateurs.

Le sponsor du projet doit particulièrement veiller à la mise en place de cette nomenclature et à sa bonne diffusion en interne.

Une gouvernance des données efficace va aussi permettre de définir les rôles de chacun au sein des processus.

Une formation suivie d’un test de connaissances peuvent aussi être effectués afin de s’assurer pas à pas que les collaborateurs ont compris les notions essentielles et leurs utilités. Prêt à lancer votre « MDM Academy » en interne ?

N° 8 : rédiger son cahier des charges MDM

En lisant cet article, vous avez déjà commencé à établir votre cahier des charges ! En effet, celui-ci doit lister toutes vos contraintes, exigences et contextes.

Votre cahier des charges doit impérativement comporter les éléments suivants :

• une description de votre projet,
• la définition de vos objectifs,
• les utilisateurs métiers concernés,
• les applications tierces utilisées,
• les règles et processus métiers,
• les critères fonctionnels (modélisation, qualité, export/import, etc.),
• les critères techniques (architecture, interopérabilité avec les outils déjà utilisés, etc.).

Bon à savoir : vous n’êtes pas certain de réussir à rédiger votre cahier des charges ? Vous avez peur de passer à côté d’un impératif ? À votre demande, Afineo vous accompagne dans votre expression de besoin en réalisant un diagnostic et une étude d’opportunité propre à votre contexte.

N° 9 : choisir la solution MDM adéquate, flexible et évolutive

Vous devez observer certains points de vigilance en sélectionnant votre solution de Master Data Management (MDM) : celle-çi doit en effet être capable de répondre aux besoins évolutifs de vos équipes métiers, et plus largement de toute votre entreprise.

La flexibilité de la plateforme MDM marque un atout compétitif notamment, lorsqu’il s’agit de s’adapter aux changements rapides du marché et aux nouvelles exigences métier. La solution MDM rend possible cette réactivité en incluant une évolution fluide de votre infrastructure de données. Vos collaborateurs gagnent en autonomie et en efficacité opérationnelle.

Bon à savoir :

• la solution MDM Afineo est une plateforme SaaS (software as a service), ce qui signifie que vous êtes libéré de nombreuses contraintes (utilisation en ligne, en déplacement, mises à jour automatiques, etc.)
• la plateforme intègre nativement des fonctionnalités avancées et s’ajuste à vos scénarios métier pour vous permettre de réaliser vos missions actuelles plus efficacement et plus rapidement, mais aussi pour s’adapter à vos futurs défis.
• la plateforme est modulaire et permet l’évolutivité à votre rythme ; observez tout ce que vous pouvez réaliser en découvrant l’ensemble de nos solutions !

N° 10 : se faire accompagner par un intégrateur maîtrisant la plateforme

L’intégrateur de votre solution MDM doit témoigner d’une expérience significative pour être capable de vous accompagner.

Capacité d’écoute et d’anticipations, compétences techniques, approche pédagogique : voici autant de qualités que votre intégrateur doit réunir.

Les équipes d’Afineo cadrent et animent notamment des ateliers d’analyse, puis de conception. Objectif : déterminer la modélisation de données adaptée, définir les périmètres fonctionnels et techniques, et anticiper les évolutions futures de vos processus métiers.

Vous naviguez à vue et vous exprimez le besoin d’être guidé de manière précise ?
Prenez un raccourci et contactez Afineo : nous pouvons vous aider à analyser et cadrer votre projet MDM avec succès, comme nous l’avons fait pour JouéClub, Groupe Alliance Marine, Groupe Mr Bricolage ou Flunch Restauration