Gestion des données de référence : guide, exemples, logiciel

Dernière mise à jour le : 30 Août 2024

Une entreprise qui maîtrise sa gestion des données de référence a mis en place une organisation et un système d’information qui lui permettent d’exploiter des données fiables au sein de ses processus métiers. Cette gestion des données maîtres (ou Master Data Management en anglais) regroupe un ensemble d’outils et de méthodes qui facilite la collecte, le stockage et l’utilisation professionnelle de flux d’informations de diverses natures.

La qualité de ces flux et leur rapidité de circulation sont cruciales pour préserver le bon fonctionnement de l’entreprise et la bonne santé de son chiffre d’affaires. Un logiciel tel que la solution MDM Afineo s’impose donc, car il simplifie toute gestion qui pourrait apparaître complexe aux utilisateurs, afin de tirer un maximum de compétitivité des data croisées avec intelligence.

Éclairages.

Définition d’une donnée de référence ou donnée maître et exemples

Qu’est-ce qu’une donnée de référence ou une donnée maître ?
Quels sont les exemples de données de référence courants ?
Mettons les réponses en lumière…

Caractéristiques des Master Data

Aussi nommées Master Data, les données de référence sont définies par les critères suivants :

les données sont essentielles à l’activité d’une entreprise,
les informations sont structurées selon un modèle prédéfini,
la fiabilité et la qualité des informations sont validées en amont,
les données sont uniques et constituent une source de vérité,
les informations sont accessibles en temps réel aux utilisateurs,
les données sont partagées au sein des processus opérationnels,
les données sont exploitables selon une règle métier spécifique au besoin,
la vue croisée de ces informations constitue une aide stratégique à l’analyse et à la prise de décision,
les données sont exploitables par les différents métiers de l’entreprise (marketing, logistique, commerce, etc.),
les informations sont stockées au sein d’un référentiel « maître » regroupant les data appartenant à la même « famille ».

Exemples de données de référence

Toujours en suivant la notion de « famille », voici plusieurs exemples de données de références :

Les données clients : prénom, nom, date de naissance, adresse email, adresse de livraison, historique d’achat, points fidélité …
Les données produits : descriptions complètes des fiches produits (taille, dimensions, couleur, poids, matière, présence d’allergène, indice de réparabilité, etc.).
Les données de localisation et de normalisation : textes dans les différentes langues où les produits sont commercialisés, informations juridiques, légales et mentions obligatoires selon les réglementations en vigueur dans chaque pays, devises, etc.
Les assets digitaux : toutes les ressources numériques essentielles au marketing pour déclencher des ventes (photos des produits, packshot, logo de marque, schémas, vidéo, sons, etc.).
Les données fournisseurs : annuaire fournisseurs, partage facilité, processus d’achats, rentabilité des produits, …
Les données collaborateurs : niveau de compétences, années d’expérience, formation, rémunération, mobilité …
Les données analytiques : personnalisation des indicateurs d’un tableau de bord pour croiser des données, évaluer, et affiner sa stratégie en fonction de l’analyse.
Les données d’actifs matériels ou financiers : brevet, dépôt, certification, immobilisation financière, etc.
Les données relatives à l’organisation d’un groupe : par pays, par filiales, par magasin, par situation géographique, par typologie de point de vente, par typologie de partenaire, etc.

Enjeux et objectif du MDM (Master Data Management)

La gestion des données de référence, aussi nommée Master Data Management, a pour principal objectif de déterminer les datas comme source de vérité unique, au service de l’activité de l’entreprise. L’entreprise doit réunir différentes conditions afin d’exploiter les data essentielles à sa propre activité. Mettons au jour les enjeux…

Un référentiel opérationnel de données par « famille »

Facilitez l’accès des données à vos collaborateurs en centralisant chaque catégorie de données dans un référentiel dédié et unique. Composez autant de référentiels que nécessaires pour les missions de vos équipes et le bon déroulement de vos activités : référentiel de data produits, référentiel fournisseurs, référentiels de données magasins/réseau de distribution, etc. Ajoutez un nouveau référentiel quand vous le souhaitez si votre marché l’exige.

L’élimination des silos d’informations entre les métiers

Chaque référentiel est géré distinctement grâce à une solution MDM : vos collaborateurs issus d’équipes métiers différentes bénéficient d’un accès simultané, personnalisé et sécurisé à un « multi-référentiel » de données de référence. Au sein d’un MDM Multidomaine, chacun utilise ainsi les mêmes data pour effectuer ses missions respectives, des data dont la fiabilité et l’exactitude ont été validées en amont par chaque métier.

Une gouvernance des données intégrale

Cette gouvernance s’appuie sur l’intelligence collaborative : chaque service est garant de certaines données. Les processus de validation responsabilisent et valorisent les rôles de chacun : la qualité des données de référence est maîtrisée, les données partagées et les actions tracées. Le MDM sonne la fin définitive des silos de data, des doublons, et des erreurs. La valeur des données est ainsi décuplée pour l’entreprise : exactitude, fiabilité, conformité, sécurité, confidentialité, disponibilité et exploitabilité !

Le croisement des données au service des affaires

Croisez des données issues de référentiels différents pour prendre les meilleures décisions et créer plus de compétitivité. Exemple : une chaîne de magasins peut évaluer des hausses ou des baisses de ventes sur une durée déterminée en croisant des périodes précises, des data de chiffre d’affaires, des points de vente, de leur superficie et de leur localisation (logiciel MDM Afineo). Une excellente approche pour pressentir la rentabilité de l’offre et réduire le risque d’invendus tout en optimisant son stock, n’est-ce pas ?

Le logiciel de gestion des données de référence Afineo

Parmi les outils de gestion des données du marché, la solution de gestion des données de référence Afineo se distingue : des organisations telles que Agapes Restauration, Mr. Bricolage, Alliance Marine Group, Jouéclub ont plébiscité la technologie et les conseils d’Afineo pour déployer leur stratégie MDM de manière fluide. Focus sur quelques atouts indéniables de la plateforme pour ses utilisateurs.

La puissance du MDM Multidomaine pour créer de la compétitivité

Le MDM Multidomaine Afineo offre de nouvelles perspectives aux équipes métiers : quels que soient les systèmes, l’intégration de données issues de différentes sources est rapide et personnalisable selon vos propres modèles. Les croisements issus de différents référentiels permettent de composer les offres les plus irrésistibles. Vos collaborateurs déploient une stratégie de gestion des données de références avisée : ils exploitent un tableau de bord personnalisé pour détecter les performances, opportunités, risques.

La liberté du No Code pour déterminer ses règles métier avec agilité

L’outil de gestion des données de référence Afineo est évolutif : zéro code à développer !
Vous pouvez donc commencer avec les référentiels essentiels, puis rajouter plus tard un référentiel additionnel interopérable à 100% avec votre existant, en fonction de vos nouveaux impératifs métiers. Autonome, vous personnalisez vos paramètres, règles et flux de travail en fonction de vos besoins, usages métiers et contraintes.

Des capacités d’analyses décisives par localisation

Vos équipes peuvent aller très loin dans la personnalisation de l’analyse et l’anticipation : chaque zone géographique, chaque point de vente peut être analysé, par période, par performance commerciale, par taille, par culture environnante, etc. Les mises sur le marché sont accélérées et les risques écartés. Toute observation de croisement de datas sert également à dupliquer les performances obtenues.

Une efficience collective accrue

Éviction des erreurs, automatisations des tâches chronophages et personnalisation de la solution augmentent l’efficacité et la productivité de vos équipes. La simplification des traductions et de la diffusion de flux de data sur des systèmes tiers est rendue possible grâce à une grande variété de connecteurs. Un regain de motivation rayonne au sein des services. Le MDM Afineo est une plateforme collaborative qui responsabilise chacun au sein de processus limpides, à travers un workflow approprié aux besoins de l’équipe.

10 conseils pour réussir son projet de gestion des données de référence

Réussir un projet de Master Data Management nécessite une approche structurée et stratégique. Chaque conseil aborde un aspect spécifique de la mise en œuvre réussie d’un projet MDM, allant de la planification initiale à l’adoption finale et l’optimisation continue.

Pour adopter un point de vue éclairé et réussir son projet de gestion des données de référence, voici dix conseils à suivre :

Qualifier le sponsor de son projet : un chief data officer doit être désigné pour piloter le projet, favoriser et stimuler positivement, en continu, l’engagement de toutes les parties prenantes, internes et externes.
Déterminer ses objectifs MDM : il est crucial de définir clairement les avantages attendus du projet de gestion des données de référence, tel que l’amélioration de la collaboration interne et l’augmentation de la productivité.
Interroger ses utilisateurs : comprendre les besoins spécifiques et les défis des utilisateurs métiers permet de mieux adapter la solution MDM à l’organisation.
Cartographier les applications existantes et leurs interactions : il est indispensable de s’assurer que la nouvelle solution MDM peut s’intégrer sans frictions avec les systèmes et les logiciels déjà en place.
Préserver la qualité de ses données : mettre en œuvre des processus garantit le maintien de l’intégrité, la précision et la pérennité de ses données.
Inclure la conformité réglementaire : la gestion des données doit respecter et comporter toutes les exigences légales et réglementaires en vigueur dans les pays concernés.
Établir une nomenclature unique pour tous : le but est de créer un dictionnaire de données commun afin de faciliter la communication entre les métiers et ainsi éviter amalgames et erreurs.
Rédiger le document qui concrétise la gestion des données de référence : il est impératif de documenter en détail ses besoins, ses objectifs, et les spécifications techniques et fonctionnelles de son projet pour affiner la rédaction de son cahier des charges MDM.
Sélectionner le logiciel MDM approprié : les équipes doivent opter pour une solution MDM non seulement adaptée aux besoins actuels, mais également capable de s’adapter aux changements futurs.
Demander conseil et assistance auprès d’un intégrateur compétent : l’intégrateur doit posséder une expertise approfondie et éprouvée dans la solution MDM pour maximiser les chances de succès du projet.

Tout cela reste un peu flou pour vous ?
Vous souhaitez être accompagné dans votre démarche de gestion des données de référence ? Vous avez conscience que la mise en œuvre d’un projet MDM intervient dans un contexte de transformation digitale ?

Faites une mise au point : contactez-nous !
Nous pouvons vous accompagner à tout niveau : audit d’opportunité, conduite au changement, formation sur mesure. Demandez une démonstration personnalisée de la solution MDM Afineo : vous comprendrez pourquoi Agapes Restauration, Mr. Bricolage, Alliance Marine Group, Jouéclub nous font confiance.

Guide, exemples, enjeux et logiciel pour réussir la gestion des données de référence en entreprise