Les 6 clés de la réussite d’un projet PIM

Dernière mise à jour le : 20 Nov 2023

Un projet PIM doit être mûrement réfléchi en amont. Votre entreprise doit d’abord exprimer son besoin et établir son cahier des charges en impliquant les métiers : les services marketing, e-commerce, communication, et le DSI notamment.

Cette étape est indispensable, car elle seule permet de déterminer les critères d’exigence attendus auxquels doit satisfaire la plateforme que vous allez sélectionner.

Par ailleurs, la mise en place d’une solution PIM vient bouleverser les processus et habitudes de travail. Cette transformation digitale doit donc être accompagné par un programme de formation adapté en interne afin de rendre vos collaborateurs autonomes, opérationnels et performants.

Examinons les 6 questions clés à se poser et les bonnes pratiques à adopter pour réussir son projet PIM sans bavure.

Complétez également vos connaissances en lisant notre définition du Product Information Management.

#1– Pourquoi utiliser un logiciel PIM ?

C’est la première des questions à se poser.

Une solution PIM doit permettre à votre entreprise d’atteindre les objectifs qu’elle s’est fixée.

Vous faites face à plusieurs problématiques ? Formulez les résultats et les bénéfices que vous attendez de l’utilisation d’un logiciel PIM.

Voici quelques exemples d’avantages concrets que peut vous apporter une solution PIM :

• éradiquer les silos de données, les doublons et erreurs,
• améliorer, maintenir et enrichir la qualité de vos données produit,
• utilisation de données de références fiables et uniques par tous vos collaborateurs,
• maîtrise de l’information sur tous les canaux de diffusion,
• diffusion en multicanal avec contextualisation de l’information,
• accélération du time-to-market,
• enrichissement de l’expérience client et de la satisfaction,
• augmentation des ventes,
• amélioration des processus de vente en magasins,
• réduction des coûts d’intégration et de maintien de vos données.

Le PIM Afineo se distingue des autres logiciels PIM :

• Un système de workflow favorise en effet le travail collaboratif entre les différents collaborateurs utilisant les données produits : les processus métiers sont modélisés autour de la donnée produit, les étapes de validation sont structurées, votre équipe peut gagner jusqu’à +80 % de productivité !
• Les tâches chronophages sont automatisées : vos collaborateurs sont plus motivés et concentrent leurs efforts à la valorisation de l’offre commerciale.
• Un module dédié vous permet de construire des opérations commerciales rentables au sein du PIM, en vous appuyant sur les performances de vos produits (taux de marge, saisonnalité, …) et en automatisant les calculs.
• Un PDF builder/moteur de composition exclusif avec lequel vous générez automatiquement des PDF personnalisés (catalogue sur une sélection de produits, une ou plusieurs fiches) selon vos propres modèles graphiques.
• Un module dédié au print offre de générer des catalogues automatisés et de produire vos kits de balisage en un temps record.
• Un DAM (Digital Asset Management) est intégré nativement au PIM. Le DAM constitue votre référentiel de contenus multimédia (fichiers images, sons, vidéos, documents divers, etc.). Vous pouvez ainsi générer des fiches produits incluant informations et médias associés pour les diffuser pour le e-commerce ou sur le print.
• Un portail fournisseurs est intégré nativement au PIM. Ce portail permet de sourcer vos produits plus rapidement et d’exploiter les données fournies par vos fournisseurs. Cet espace offre également d’accélérer la relation commerciale.
• etc.

#2 – Qui va utiliser la plateforme ?

A chaque objectif correspond une mission et un collaborateur dont c’est le métier.

Identifiez les parties prenantes internes ou externes à votre entreprise : les collaborateurs, services et métiers concernés dans l’entreprise mais aussi les fournisseurs, clients, etc. externes à votre organisation.

Pour vous inspirer, voici les métiers concernés par la donnée produit qui utilisent notre logiciel PIM :

• le responsable marketing,
• le chargé de communication,
• le responsable digital,
• le chef de produit,
• le DSI (directeur des systèmes d’information),
• la force de ventes,
• le responsable des achats et les fournisseurs (via un portail fournisseurs intégré),
• les réseaux de distribution,
• la logistique,
• le bureau d’études,
• les acheteurs.

#3 – Qu’ont-ils besoin de faire avec cet outil ?

D’une manière générale, le logiciel automatise les tâches chronophages à faible valeur ajoutée pour permettre aux utilisateurs de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et valorisantes.

Il est primordial de questionner chaque service afin de prendre en compte chacun de leurs usages, besoins et impératifs métiers pour mener à bien leurs missions respectives.

En pratique, voici une liste non exhaustive de tâches et missions rendues possibles au sein notre solution PIM :

• Le responsable marketing enrichit l’expérience des clients dans le cadre d’une stratégie omnicanal.
• Le chargé de communication garantit l’image de marque, le brief catalogue et le suivi de production. Il a besoin de mettre en œuvre des processus de validation et de production fluides.
• Le responsable digital fait preuve de réactivité dans la mise en ligne et la mise à jour des informations produits sur votre site e-commerce.
• Le chef de produit garantit la description de chaque fiche produit et fournit des rapports sur les retombées produit.
• Le responsable des achats a besoin d’un espace pour fluidifier les échanges avec les fournisseurs, mener à bien les négociations et pérenniser les relations commerciales.Il optimise le sourcing des produits en obtenant les données des fournisseurs, ces derniers disposant d’un accès personnalisé, individuel et sécurisé au portail.
• Le DSI fait la chasse aux silos de données pour structurer un référentiel d’informations produit sécurisé, dans lequel le shadow IT n’a pas sa place.
• La force de ventes a besoin de générer des PDF rapidement pour faire parvenir des catalogues personnalisés et des fiches produits à ses clients et/ou à ses distributeurs. Le référencement des produits n’attend pas !
• L’entreprise doit envoyer des données chez un distributeur, ou sur une marketplace, ou à l’inverse recevoir de la donnée d’un fournisseur régulièrement. Bref, les flux doivent pouvoir exister rapidement et simplement.
• Un système de workflow paramétrable permet de découper les tâches pour favoriser le travail collaboratif entre tous les collaborateurs utilisant la donnée produit et fluidifier les processus métiers.

#4 – À quelles contraintes sont-ils soumis ?

Vos collaborateurs mènent leurs missions à bien dans un contexte de vente, de communication, et un environnement propre à votre activité, propre à votre entreprise et au marché sur lequel elle se développe.

Votre organisation est unique : plusieurs facteurs définissent ainsi des contraintes que vous devez intégrer dans votre projet PIM, afin d’identifier comment le logiciel peut améliorer les processus existants.

Voici quelques exemples de contraintes tangibles que les équipes d’Afineo déterminent dans chaque organisation :

• la provenance de la donnée (de qui ? d’où ? quels outils ?)
• les processus actuels de circulation des données,
• les causes d’erreurs et de doublons,
• les rôles et responsabilités de chacun,
• les impératifs des différents métiers,
• les interactions entre ces différents métiers,
• le stack technologique utilisé actuellement (ERP, CRM, etc.),
• la volumétrie de produits,
• la volumétrie d’attributs,
• la réglementation en vigueur,
• la gestion des droits utilisateurs,
• les processus de travail,
• les flux de validation,
• le fonctionnement de l’entreprise en interne (plusieurs filiales/entités ?), et en externe (relation fournisseurs, clients, etc),
• les canaux de distributions et de ventes (site e-commerce, points de ventes, marketplaces, etc.),
• les canaux de diffusion actuels et futurs, etc.

#5 – Quelles fonctionnalités sont essentielles pour les aider à réaliser leurs tâches ?

Un projet PIM a pour objectif de rendre l’entreprise plus compétitive. Le logiciel PIM n’est « que » l’outil qui permet aux collaborateurs d’atteindre cet objectif : les fonctionnalités à définir résultent de cette réflexion préalable.

Le choix d’une solution PIM adaptée résulte de votre projet PIM actuel… et futur !

Quelles fonctionnalités sont nécessaires aujourd’hui ? Demain ?
Tracez vos perspectives d’évolution et projetez-vous dans le futur : vous permettrez à votre entreprise et vos collaborateurs d’évoluer en fonction de nouveaux besoins et usages (développement de marché, croissance, développement de nouvelles gammes de produits, etc.).

Les fonctionnalités de votre logiciel PIM doivent suivre pour vous permettre d’évoluer à votre propre rythme :

• Jouez sur la modularité du logiciel et ne souscrivez qu’aux fonctionnalités dont vous avez besoin. Une solution modulable telle qu’Afineo vous permettra par ailleurs d’évoluer selon vos besoins grandissants, à des budgets adaptés.
• Un bon outil est un outil qui s’adapte à l’humain quel que soient ses usages dans le temps, et non l’inverse. Est-il possible de personnaliser la solution pour qu’elle s’adapte à vos spécificités métiers et à votre organisation interne aujourd’hui ET demain ?
• En comparaison, une solution trop rigide ne permettant que des « chemins » spécifiques en raison de ses fonctionnalités se révèlera bloquante. Rien de tel que des briques fonctionnelles souples et intelligentes plutôt que des outils ultra spécialisés et trop rigides.

#6 – Votre organisation est-elle prête à utiliser ce PIM ?

Un projet Pim se traduit par un bouleversement des usages en interne et chamboule les petites habitudes « routinières ». Souvenez-vous : il vous a fallu un certain temps avant d’enlever les petites roues du vélo.

Un tel projet intervient en effet dans un contexte de transformation digitale. Il faut en être conscient : vos collaborateurs découvrent un tout nouvel environnement de travail !

Mettez-vous à leur place :

• une nouvelle modélisation de la donnée,
• la mise en place de nouveaux processus de travail,
• la prise en main du logiciel,
• la gestion des flux d’imports, d’exports, etc.

Quelques conseils pour bien préparer vos collaborateurs à l’utilisation d’une solution PIM :

• Il faut donner du temps au temps : vouloir aller plus vite que la musique est la meilleure façon de rater son projet. Prévoyez le temps nécessaire à chaque étape, de l’établissement de votre cahier des charges au déploiement de la solution, en passant par la formation de vos collaborateurs.
• Évaluez le degré de maturité digitale de vos collaborateurs par rapport à la nouvelle organisation du travail : vous pouvez alors déterminer les besoins en formation.
• Prévoyez un budget pour ces formations : la conduite du changement nécessite une pédagogie sur mesure.
• Intégrez vos responsables métiers dans votre réflexion : rien de mieux pour être sûr de ne rien oublier, ni d’oublier personne.

Conseils pour réussir son projet PIM

PIM = un projet

PIM = un projet qui aboutit à un outil configuré de telle manière qu’en l’utilisant vous atteignez vos objectifs plus facilement et plus rapidement

Gardez bien ce principe en tête : il vous aidera à établir le meilleur cahier des charges afin de mettre en œuvre et d’utiliser la solution PIM idéale pour votre activité, pas pour celle de votre concurrent.

Un projet PIM doit ainsi être considéré comme un projet structurant pour une entreprise, nécessitant l’implication de nombreux services et doit être cadré. Une phase amont est indispensable pour définir le contexte, les spécifications du projet et le planning de mise en œuvre.

Un projet PIM doit par ailleurs être porté par l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Ceux des services produits/achat bien sûr, mais aussi du marketing, et de la communication et du e-commerce. Selon les besoins de l’entreprise d’autres services seront aussi impactés : comme le juridique, les départements scientifiques, logistique…

La synergie qu’ils doivent trouver et conserver jusqu’au bout du projet ne doit jamais faiblir. Pour créer et gérer cette dynamique du changement, la direction doit nommer un responsable appartenant au top management qui saura arbitrer et montrer la volonté de l’entreprise dans la mise en place du projet PIM.

Vous ressentez le besoin d’être accompagné pour déployer en toute quiétude ?
Contactez-nous ! Éditeur et intégrateur de logiciels depuis 2004, Afineo accompagne des commerçants, fabricants, e-commerçants dans la réflexion, l’intégration, le déploiement et la formation des utilisateurs. Au fil des expériences, nous avons affûté une méthodologie incluant tous les facteurs dont dépend la réussite d’un projet PIM.