6 étapes clés pour créer son catalogue automatisé avec le logiciel PIM Afineo

Dernière mise à jour le : 05 Avr 2024

La création d’un catalogue automatisé est rendue possible grâce à la technologie. Une interopérabilité fluide entre le logiciel PIM Afineo et le logiciel de mise en page Adobe InDesign est la clé pour l’automatisation de catalogues produits. Les deux systèmes communiquent en effet grâce au plug-in EasyCatalog pour InDesign afin d’exporter le brief de mise en page et toutes les données produits.

Automatiser la création de catalogues offre par ailleurs de multiples avantages aux distributeurs, fabricants, et acteurs de la grande distribution. Les agences de communication plébiscitent également cette solution. Examinez dans cet article les avantages pour votre activité, et observez nos conseils en matière de gestion des données produits pour réussir votre catalogue papier, e-catalogue interactif, ou encore catalogue PDF. Mettez en place une administration optimale des données produits pour des ventes performantes !

Complétez aussi vos connaissances en découvrant nos guides sur les solutions de gestion des données produits PIM et DAM.

L’automatisation de son catalogue en 6 étapes clés

Examinons les 6 phases indispensables pour créer un catalogue automatisé avec efficacité et rentabilité en s’appuyant sur les différentes solutions intégrées à la plateforme Afineo.

Étape n° 1 : centraliser les données produits dans son logiciel PIM

L’objectif est de centraliser tous les éléments de son offre commerciale au sein d’une même base de données qui constitue un référentiel produits.

Le logiciel PIM (pour Product Information Management) est la solution dédiée à la gestion des données produits et constitue une source unique à exploiter.

Pour chaque produit, une fiche est créée et rassemble toutes les informations : descriptif, caractéristiques, ainsi qu’une bibliothèque de fichiers images, logos, vidéos, etc.

Il est également possible de paramétrer des associations de plusieurs produits, bundle, collection.

Chaque information (et fichier) est validée. Chaque fiche produit ou association offre des données fiables prêtes à être exploitées dans le module publishing.

Nous allons voir plus bas les gains de temps et de productivité engendrés dans la création du chemin de fer et de la mise en page.

 

Étape n° 2 : concevoir un catalogue rentable

L’automatisation sans la performance commerciale, vous n’y pensez pas ?

Et vous avez bien raison : en utilisant le module Performance Produit et Opérations Commerciales de la plateforme Afineo, la conception de l’offre d’un catalogue se concrétise de manière pragmatique.

Le principe : intégrer les chiffres des ventes passés dans le PIM afin de pouvoir pousser les produits rentables dans son offre.

Un responsable achat heureux est un utilisateur qui s’appuie sur l’historique de vente de chaque produit, dans chaque magasin, selon l’époque de l’année (vente saisonnière) et selon l’évolution des coûts d’achat.

Rien de mieux pour rentabiliser son catalogue, gérer son stock et viser le zéro invendu.

Voyons maintenant comment exploiter cet atout dès la conception du chemin de fer et du brief de mise en page.

Étape n° 3 : créer son brief de chemin de fer en exploitant les données

A cette étape, le module publishing de la plateforme Afineo simplifie la création du chemin de fer du catalogue.

Premier atout : il suffit d’aller chercher simplement les données disponibles dans le référentiel PIM au moyen du moteur de recherche intelligent. Ensuite, un glisser-déposer suffit pour placer les éléments produits de manière précise dans la page.

Plusieurs réglages paramétrés accélèrent par ailleurs la conception du brief de mise en page qui sera transmis à l’infographiste :

• Pagination : les associations de produits sont importées et regroupées automatiquement.
• Gabarits : des modèles graphiques sont répercutés sur les pages et blocs souhaités.
• Prévisualisation : l’utilisateur voit le rendu en direct pour faciliter la conception.
• Mise à jour des fiches produits : l’information est automatiquement restituée dans la page du chemin de fer.

Le client réalise son chemin de fer virtuellement en y associant ses produits et ses gabarits de pages. Il nous transmet une quasi-version bêta du catalogue.

Sandra DANNEELS, directrice de l’agence Compos’it

Étape n° 4 : collaborer efficacement grâce au workflow de production

Intégré au module publishing, cet outil permet de paramétrer les étapes de travail, et d’attribuer les tâches en responsabilisant chaque collaborateur.

Des processus métiers sur mesure offrent l’avantage de fluidifier la collaboration et d’accroître la productivité, en optimisant au maximum la gestion du planning.

Lorsqu’une étape est terminée, le responsable de la tâche à venir est notifié automatiquement. Les étapes de validation se déroulent ainsi sans cafouillage pour optimiser toute la chaîne de production.

Autres avantages :

• en structurant un flux de travail clair, les erreurs sont écartées,
• l’encombrement des messageries email diminue.

Les équipes de JouéClub sont vraiment satisfaites du PIM Afineo, notamment par le workflow qui rend le processus de validation plus fluide. Nos sélectionneurs de produits adoptent désormais un regard neuf sur leurs gammes et innovent dans la manière de les faire évoluer.

Olivier Donval, directeur des collections produit chez JouéClub

Étape n° 5 : générer la mise en page automatique pour InDesign

Depuis le module publishing, l’utilisateur génère l’export de son brief de mise en page intégrant son chemin de fer.

L’infographiste le récupère dans son logiciel Adobe Indesign via le plug-in EasyCatalog pour Indesign.

Il réceptionne ainsi une mise en page automatique où tous les éléments sont exploitables :

• le chemin de fer est déterminé,
• les textes et les images sont validés en amont,
• les blocs sont déjà disposés aux bons emplacements,
• des directives de mise en valeur produit sont indiquées.

Le gain de temps est considérable : l’infographiste concentre tous ses efforts pour sublimer la création graphique selon une charte établie et mettre en valeur l’offre produits.

Autre atout indéniable : si une information est modifiée dans le PIM, elle est automatiquement mise à jour dans Indesign !

Étape n° 6 : utiliser le BAT en ligne collaboratif jusqu’au PDF destiné à l’imprimeur

L’infographiste génère le PDF de sa maquette.

Tous les intervenants peuvent maintenant passer à l’étape de relecture en mode collaboratif, grâce au module BAT en ligne de la plateforme Afineo.

Les échanges autour du PDF se font au sein du module de manière fluide : annotations, demandes de corrections et comparaisons de versions de pages facilitent la collaboration.

Lorsque la maquette est validée, l’infographiste génère le PDF pour l’imprimeur.
L’équipe est alors notifiée et peut se féliciter du travail accompli !

 

Les 6 avantages des catalogues automatisés

Tous les intervenants gagnent à automatiser la production d’un catalogue papier ! La relation commerciale entre une agence de production et son commanditaire s’améliore nettement lorsque la communication est facilitée autour d’un projet. Il en va de même pour les services marketing internes : lorsque le chemin de fer est bien organisé, l’infographiste est notamment aux anges. Examinons les avantages profitables de près ou de loin à chaque acteur.

Avantage n° 1 : des données produits exploitables en permanence

Le PIM représente un référentiel produits où toutes les informations sont maintenues à jour, donc fiables.

Au sein du référentiel, des règles de regroupement de produits et des gabarits graphiques sont également exploitables à nouveau pour automatiser tous les catalogues à venir.

Le logiciel PIM représente un gain de temps et de productivité sans commune mesure toute l’année : de quoi réduire le time to market face à la concurrence !

Avantage n° 2 : une rentabilité des catalogues estimée à l’avance

Le module Performance Produit et Opérations Commerciales offre l’avantage de construire une offre produit rentable au sein du catalogue. Vous savez quels articles mettre en avant pour maximiser les ventes.

La solution Afineo se révèle être un véritable outil décisionnel en termes stratégiques : la solution permet de classer et d’analyser les données par produit, par date et par opération commerciale. Il y a de riches enseignements à tirer pour ajuster sa force de frappe marketing en conséquence.

Vincent Stozicky, directeur commercial import/export, JouéClub

Avantage n° 3 : un brief de chemin de fer précis et facilité

Le module publishing permet d’intégrer les données du PIM afin d’accélérer la première étape de la création de la mise en page.

Les données, images et gabarits de blocs de texte ou visuels sont intégrés dans le chemin de fer.

La conception du brief de chemin de fer devient ainsi facile, rapide et précise pour chacun de vos catalogues.

Avantage n° 4 : un gain de productivité de +80 %

Le workflow de production permet une gestion de projet optimale.

Les intervenants concernés collaborent en toute fluidité : les étapes de travail sont paramétrées selon des processus métiers spécifiques à votre contexte.

Le respect des délais et des étapes se fait sans accros et avec une économie de stress et d’erreurs jamais éprouvée : chacun sait ce qu’il doit faire au bon moment sans perdre son temps à échanger par email ou téléphone toutes les 5 minutes.

Avantage n° 5 : une mise en page automatisée dans Indesign

L’interopérabilité entre la plateforme Afineo et Indesign est totale :

• l’infographiste gagne un temps fou et se concentre sur son métier de création,
• si une information est modifiée dans Afineo, elle est restituée dans Indesign.

Le secret de l’automatisation réside dans la capacité du PIM à répercuter automatiquement toute donnée mise à jour dans Indesign : descriptif produit, photo, blocs graphiques, etc.

Ceci représente un avantage considérable en termes de temps et de productivité : le risque d’erreur est quasi nul, et l’infographiste dispose d’éléments validés.

Avantage n° 6 : une réactivité accrue pour la validation et le BAT

Le module de BAT en ligne intégré à la plateforme Afineo rend les échanges plus rapides, jusqu’à la validation de la version finale destinée à l’imprimeur.

Les acteurs partagent leurs notes et demandes de corrections de manière collaborative. Ils peuvent visionner le rendu graphique et comparer deux versions de page.

Le BAT en ligne accélère ainsi les processus d’édition du document et de validation, ce qui détend toute l’équipe lorsque les délais de livraison sont serrés !

 

Exemples de mise en page automatisée grâce au PIM Afineo

Pionnier du PIM en France, la plateforme Afineo offre un système informatique unique accessible via le web : c’est le mode SaaS (Software as a Service ou logiciel en tant que service).

Les diverses fonctionnalités et modules offrent une palette de solutions qui permettent l’automatisation de catalogues produits sur mesure et performants.

Voici quelques exemples de catalogues automatisés conçus à partir du logiciel PIM Afineo et de ses modules intégrés.

Majuscule utilise le PIM Afineo pour l’automatisation de son catalogue de fournitures de bureau :

 

But exploite la mise en page automatisée pour son catalogue :

Exemple de catalogue produits automatisé par JouéClub en images :

L’agence de communication peut réaliser un catalogue automatisé JouéClub de 400 pages dans des délais jusqu’ici impossibles sans le PIM Afineo !

Olivier Cuq, directeur de la communication chez JouéClub

Votre entreprise souhaite automatiser ses catalogues ?

Contactez-nous pour assister à une démonstration personnalisée des possibilités et des opportunités qui s’offrent à vous !