Qu’est-ce qu’un DAM (Data Asset Management) ?

Data Asset Management : définition, enjeux et avantages pour l’entreprise

Le DAM pour Data Asset Management ou Digital Asset Management signifie gestion des ressources numériques en français.

La solution SaaS de Digital Asset Management Afineo est une plateforme complète et sécurisée qui répond aux enjeux suivants :

• centraliser au sein d’une interface intuitive les différents fichiers numériques de l’entreprise (médias, photothèque, logothèque, vidéos, sons, documents et notices techniques, schémas, etc.),

• permettre aux différents services de l’entreprise de stocker et d’organiser les nombreux fichiers qui constituent le patrimoine numérique de la société, d’une ou plusieurs marques,

• favoriser la collaboration entre les équipes informatiques, marketing, communication et le studio photo ou le photographe,

• enrichir et contextualiser la publication de ces ressources numériques selon le contexte de communication et de vente pour offrir une meilleure expérience aux clients.

• récolter les données et médias issus des fournisseurs et/ou fournir les bonnes informations aux distributeurs.

DAM : la solution pour gérer toutes vos ressources numériques

Valorisez votre contenu marketing et offrez une expérience produit remarquable et convaincante à vos clients.

Centralisez et organisez vos médias en toute simplicité dans un espace unique :

photos d’ambiance, packshots produits,
logos, brand assets
vidéos de démonstration, pédagogiques,
sons, jingles,
notices d’utilisation,
etc.

Business Colleagues Together Teamwork Working Office

Les 8 avantages de la solution DAM Afineo

Avantage n°1 : Vous pérennisez votre patrimoine numérique
Avantage n°2 : Vous accélérez vos conceptions de campagnes marketing et votre time-to-market
Avantage n°3 : Vous contrôlez les droits et les délais de validité des documents pour une maîtrise juridique
Avantage n°4 : Vos équipes gagnent en efficacité et en productivité grâce à l’automatisation de processus
Avantage n°5 : Vous réduisez vos coûts d’intégration et de maintien des données
Avantage n°6 : Vous favorisez la collaboration et l’échange entre vos équipes
Avantage n°7 : Vous maintenez une cohérence de marque partout où vous diffusez vos médias
Avantage n°8 : Vous offrez une expérience produit convaincante aux clients

Fonctionnalités de la plateforme DAM Afineo

Les logiciels doivent être considérés comme de formidables outils qui vous permettent d’automatiser des tâches répétitives et ainsi de vous concentrer sur des missions plus valorisantes. Découvrez les fonctionnalités phares de notre solution DAM :

Souplesse et ergonomie pour structurer votre référentiel médias

Afineo DAM est l’outil idéal pour l’archivage, l’échange, l’indexation et la publication de tous vos médias (images, vidéos, sons, pdf etc…). Grâce à son interface et son ergonomie intuitive, vous pouvez documenter, organiser, et stocker vos différents médias de manière efficace.

Les champs de saisies sont entièrement paramétrables, vous êtes autonome dans le paramétrage des fiches de description (descriptif, lieux, droits d’auteurs, mots clés, etc…) : vous construisez un outil sur mesure, totalement adapté, et en plusieurs langues.

La gestion des utilisateurs et des droits d’accès

Vous maîtrisez intégralement la diffusion de vos médias en toute circonstance : vous contrôlez les accès à votre solution DAM (gestion très fine des droits d’utilisateurs).

Les contributeurs créent, gèrent et renseignent les fiches de description, alors que vos collaborateurs internes et/ou externes ont un usage restreint de votre photothèque.

Le moteur de recherches avancées

Le moteur de recherche de Afineo DAM permet de retrouver facilement et rapidement tous vos fichiers. Vous avez le choix entre différents modes de recherche : par filtre, multicritère, plein texte, facette… ce qui offre d’énormes possibilités.

Vos recherches sont sauvegardables pour garder la possibilité de les consulter à nouveau.

Le classement dynamique

Chaque utilisateur configure l’arborescence la plus efficace en fonction de ses besoins : classification par fournisseur, famille de produit, photographe, par vue chronologique, multicritères… toutes les combinaisons sont possibles.

La création d’un workflow de flux de documentaire

Le Workflow permet la modélisation des processus “métier“. Vous pouvez créer différents types de Workflow, comme un Workflow documentaire pour gérer le remplissage des fiches images et/ou gérer les flux de validation des nouvelles images.

Toutes les étapes sont paramétrables selon les besoins en visualisant votre arborescence de validation.

Les paniers et les partages de fichiers

Partagez une sélection de médias avec vos collaborateurs et partenaires par l’intermédiaire d’une interface simplifiée de consultation.

Grâce au panier partagé, échanger vos médias n’a jamais été si simple et facile !

Générez en quelques clics des galeries élégantes. Envoyez-les à vos collaborateurs et partenaires pour présenter une sélection de photos.

Médias “On-Demand”

Chaque utilisateur peut choisir le format adapté à son besoin, Afineo DAM génère automatiquement les fichiers dans la ou les résolutions souhaitées.

Le DAM Afineo vous permet de diffuser vos images ou autres médias :

• sous forme de fichiers physiques,

• sous forme d’URL selon les contraintes des plateformes vers lesquelles vous exportez votre donnée.

Les métadonnées sont importables et exportables : vous pouvez, par exemple, exporter les métadonnées dans un fichier .CSV ou vers un flux externe dans une logique d’optimisation SEO.

Enfin, avec Afineo et son puissant moteur d’export, vous générez instantanément un fichier .CSV ou un flux “produits” avec les urls ou images jointes, les métadonnées de chacune des images, logos, pictos, etc.

6 conseils pour réussir son projet de Digital Asset Management

Quel que soit votre secteur d’activité, la réussite de votre projet DAM doit impérativement commencer par une bonne analyse en interne. La solution déployée sera alors des plus performantes !

Afineo implémente des solutions depuis 2004. Nous vous livrons ici de bonnes pratiques à adopter issues de notre expérience :

overhead view of businesspeople discussing at table with digital

Conseil n°1 : déterminez les objectifs à atteindre avec votre solution DAM.

Pourquoi utiliser un DAM ? Simplifier la gestion des droits utilisateurs ? Faciliter le travail collaboratif ? Développer la productivité, l’identité de marque, le chiffre d’affaires en enrichissant et en contextualisant la diffusion de vos médias ?

Conseil n°2 : incluez chaque département concerné dans l’entreprise

Qui doit faire quoi ? Un logiciel est un outil configuré de telle sorte qu’il doit permettre aux utilisateurs de mener à bien leurs missions. Questionnez les métiers pour identifier les usages et les besoins. Souhaitez-vous par exemple que vos magasins ou distributeurs soient en capacité d’imprimer du matériel publicitaire ou promotionnel ?

Conseil n°3 : définissez les outils spécifiques qui doivent aider vos utilisateurs

Listez les fonctionnalités essentielles comme la création de workflow, l’interopérabilité avec d’autres logiciels tel qu’un PIM (Product Information Management), etc. Découvrez aussi la synergie des solutions PIM et DAM dans nos guides dédiés.

Bon à savoir : Afineo édite des solutions logicielles modulaires et évolutives, dont un PIM qui intègre nativement un DAM !

Conseil n°4 : considérez le DAM comme un investissement sur le long terme

Prenez en compte la création de valeur procurée par le Digital Asset Management. Le seuil de rentabilité sera largement dépassé au regard des gains de productivité, de temps, de mise sur le marché, etc.

Conseil n°5 : ne dissociez pas implémentation et formation

Estimez le degré de maturité de vos collaborateurs et au besoin, mettez en place un programme de formation. Vos équipes ont besoin d’assimiler ce nouvel outil et de mettre en application certains usages, pas à pas, avant de devenir autonomes.

Conseil n°6 : anticipez le support et la maintenance

Assurez-vous de rester zen. Pensez au support et à la maintenance : votre fournisseur doit vous rassurer quant au bon fonctionnement de votre plateforme dans le temps. De son professionnalisme et de sa réactivité dépendent votre quiétude.

Des guides pour en savoir plus sur le DAM

Le sujet du DAM peut sembler difficile à aborder pour un débutant sur le sujet.

Pour connaître les tenants et aboutissants de la gestion des assets numériques ou fichiers multimédia, nous vous invitons à consulter nos guides pédagogiques consacré au Data Asset Management.

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