FAB-DIS et PIM : génération et import automatisés de fichiers

Dernière mise à jour le : 05 Avr 2024

FAB-DIS est un format d’échange de données entre fabricants et distributeurs. Il est standardisé sous la forme d’un fichier Excel normalisé incluant une nomenclature de référence. Objectif : fluidifier la circulation d’informations produits entre fournisseurs et revendeurs.

Cet article vulgarise tout d’abord le sujet et vous informe sur la structure du format FAB-DIS. Il explique ensuite comment la solution PIM Afineo permet aux fabricants de générer des fichiers FAB-DIS automatiquement et offre aux distributeurs de les importer de manière automatisée.

En complément, nous vous invitons à consulter :

FAB-DIS c’est quoi concrètement ?

Commençons par l’origine du format FAB-DIS : sa vocation, les problèmes qu’il résout et les bénéfices pour les fabricants et les distributeurs.

Genèse : une collaboration entre fabricants et distributeurs

La réflexion conjointe de distributeurs et de fabricants membres de l’IGNES (syndicat professionnel d’industriels) et de la FDME (Fédération des Distributeurs de Matériel Électrique) donne vie au format FAB-DIS.

Le travail collaboratif mené par ces acteurs est à l’origine animé par la résolution de plusieurs problèmes :

des incompréhensions entre fabricants et distributeurs,
la disparité des formats d’échange de données produits,
la fragilité de certains systèmes et logiciels informatiques,
les doublons d’informations concernant un même produit,
un ensemble de pratiques chronophages,
les risques de diffusion d’informations erronées,
un référencement et une mise sur le marché laborieux,
des conséquences dispendieuses.

Depuis 2015, le format FAB-DIS a ainsi séduit plus de 1 300 entreprises : une commission dédiée représente aujourd’hui les corps de métiers et acteurs sensibles à l’amélioration de leurs processus concernant l’échange de données.

Aboutissement : un format d’échange de données normalisé

La solution FAB-DIS résout un grand nombre de problématiques et facilite ainsi l’échange de données entre fournisseurs et revendeurs.

La mise à disposition d’un fichier standardisé au format Excel offre à tous les acteurs :

un format de fichier facile à utiliser,
une structure commune à exploiter,
des onglets de référence par catégorie d’information,
des données produits précises,
une lisibilité standardisée excluant les amalgames,
la gratuité du modèle FAB-DIS.

Le fabricant dispose ainsi d’une solution accessible pour partager des informations produits fiables, à jour et exploitables par le distributeur.

Le distributeur peut ensuite importer ces informations dans son référentiel produits et les exploiter pour diffuser son offre commerciale.

La structure du format FAB-DIS permet par ailleurs d’intégrer les mentions obligatoires relatives à un corps de métier : nous détaillons cette structure plus bas.

À noter : les trames pré-configurées sous Excel existent également sous Access, mais avec un seul onglet.

Avantages pour les fabricants

Adieu les différents formats de données à communiquer aux différents clients distributeurs !
Les fabricants diffusent un format de fichier unique pour tous leurs revendeurs.

Ils vérifient la conformité de leurs informations en s’appuyant sur un modèle utilisé par tous, normalisé. Ils peuvent également s’appuyer sur l’outil Easy-Check by FAB-DIS pour quadriller les bonnes correspondances.

Ils gagnent du temps dans la création de leurs fichiers d’échange de données, tout en limitant les erreurs et en s’assurant du respect de la conformité.

Ils améliorent leur relation commerciale avec les distributeurs : les offres sont référencées plus rapidement tout en étant mieux valorisées grâce à l’intégration de supports associés au produit (images, vidéos, etc.).

Avantages pour les distributeurs

Terminé de s’arracher les cheveux entre les différents raisonnements liés aux métiers des fabricants et à leurs spécificités techniques !

Le format de fichier FAB-DIS normalisé offre le gros avantage de disposer d’un onglet standardisé ETIM relatif aux caractéristiques techniques : tous les métiers s’y retrouvent et le distributeur ne perd jamais le nord !

Ce dernier s’appuie ainsi sur des données produits fiables qu’il peut exploiter pour diffuser son offre commerciale plus rapidement et communiquer des informations plus impactantes à l’acheteur final.

Le format FAB-DIS offre ainsi une plus grande réactivité pour la mise sur le marché et optimiser sa stratégie omnicanal.

Secteurs et entreprises concernés

Fin 2021, le nombre d’entreprises dans plusieurs catégories d’activité augmente. Les acteurs de l’approvisionnement rejoignent ainsi peu à peu ceux de l’industrie, du bâtiment et des infrastructures

Voici une liste non exhaustive des filières utilisant le format de fichier FAB-DIS :

hydroélectriques et électriques,
salles de bain,
décorations,
outillages et bricolages,
sanitaires,
éclairages,
chauffages,
climatisations,
électroménagers,
négoces,
plomberies,
incendies,
etc.

La structure du format FAB-DIS

FAB-DIS est un référentiel sur lequel fabricants et distributeurs s’appuient pour remplir le fichier Excel. La structure du format FAB-DIS inclut ainsi un lexique commun, des blocs de données et des onglets de référence à renseigner. Examinons cette structure.

1 cartouche d’identification essentielle

L’onglet numéro 1 est le cartouche d’identification.

Il est obligatoire, car il permet :

de distinguer l’interlocuteur de l’entreprise qui émet le fichier,
de caractériser les paramètres de références relatifs aux données,
d’attester la conformité du fichier FAB-DIS.

Ce premier niveau d’information est essentiel au pilote de la gestion des données produits, dans la mesure où ce cartouche indique également les protocoles de mise à jour du fichier.

4 blocs principaux obligatoires

Il s’agit des données produits capitales pour communiquer l’offre commerciale aux clients finaux :

L’onglet numéro 2 se nomme COMMERCE et recense les informations de commercialisation telles que : tarif, référence, dimensions, nombre de produits à respecter pour passer une commande, remise, etc.
L’onglet numéro 3 s’intitule LOGISTIQUE et spécifie les conditions d’optimisation des questions logistiques telles que : code-barres EAN14, cotes, catégorie de conditionnement, quantité de produits, etc.
L’onglet numéro 4 est désigné par le terme MEDIA et rassemble les éléments de mise en valeur tels que : fichiers multimédias, guide, arguments de vente, signes distinctifs de conformité, sémantique propre au référencement naturel, etc.
L’onglet numéro 5 au nom évocateur de RÈGLEMENT authentifie la conformité réglementaire à plusieurs niveaux : certificats répondant aux questions écologiques et lois relatives aux batteries, aux bois, aux classes de consommation d’énergie, etc.

Les 4 blocs complémentaires facultatifs

Les fabricants désireux d’enrichir les informations produits qu’ils transmettent aux distributeurs utilisent ces 4 blocs facultatifs :

L’onglet numéro 6 appelé ETIM liste les caractéristiques techniques telles que : résistance aux températures extrêmes, aux coups, matières constituantes, codes couleurs, débit et puissance, etc.
L’onglet numéro 7 est titré PYRAMIDE et permet de structurer l’offre et la mesure des ventes en incluant : dénomination de la gamme, codification, etc.
L’onglet numéro 8 est baptisé SUBSTITUTION, car il répertorie le produit le plus actuel et qui offre le plus de pertinence pour les travaux de maintenance.
L’onglet numéro 9 indique la dénomination CORRESPONDANCE et réunit les informations qui valorisent les références associées au produit telles que : corrélation avec produits optionnels ou auxiliaires, composants, etc.

3 blocs de structure libre

Les fabricants peuvent se servir de 3 blocs d’informations facultatives utiles à la négociation commerciale :

Le bloc REMISE : il spécifie l’accord commercial initié par le fabricant, les modalités qui fixent les engagements mutuels de commandes.
Le bloc ANALYSE : il informe sur les différences de prix dans le temps, en fonction des changements de références produits, catégories de remises, etc.
Le bloc SPÉCIFIQUE : il offre un complément d’information au distributeur et le renseigne par exemple sur les différents centres logistiques du fabricant.

Les tables de référence dans un fichier complémentaire

Un fichier édité par la commission FAB-DIS recense plus de 12 tables de valeurs et établit une codification spécifique pour guider les créateurs de fichiers FAB-DIS.

Voici les principales tables de références FAB-DIS :

une table des unités : pour détailler notamment l’unité de base et le conditionnement, afin de réduire les informations erronées dans une optique de référencement optimisé.
une catégorisation des données média : pour intégrer les images, vidéos, descriptions marketing (…) qui valorisent le produit.
une codification relative à l’écocontribution : pour appliquer les bonnes règles en réponse aux enjeux écologiques.
un dénombrement des certificats de conformité : pour attester par exemple de la marque NF (normes françaises) et ainsi valoriser un produit.
une typologie des réglementations liées : pour prouver la conformité obligatoire sur certains produits (F-GAZ, batteries, FDS, bois notamment).
un inventaire des pays : pour préciser le pays de provenance et les caractéristiques originelles en respectant la codification du standard ISO 3166-1,
une classification d’essences de bois : pour respecter la traçabilité et les dispositions légales relatives à la Règlementation RBUE n° 995/2010.
un classement des catégories de piles et batteries : pour satisfaire à la conformité relative aux conditions de fret aérien international concernant les piles et accumulateurs.

Génération et import automatisés de fichiers FAB-DIS avec un PIM

Dans cette partie, nous mettons en lumière les atouts que la solution PIM Afineo procure aux fabricants et distributeurs dans l’export et l’import de fichiers au format FAB-DIS.

Fichier FAB-DIS : création manuelle et risque d’erreurs

Malgré tous les avantages, le remplissage du fichier normalisé Excel FAB-DIS à la main présente cependant quelques inconvénients :
• la tâche demeure chronophage et laborieuse pour un être humain,
• la nomenclature intégrée ne se montre pas toujours aisée à respecter,
• la codification des tables de références présente un degré élevé de complexité à intégrer,
• des données importantes peuvent être facilement oubliées.

Conclusion : la création manuelle engendre ainsi un coût en termes de temps passé et de mobilisation humaine avec une marge d’erreurs très élevée.

Ces erreurs engendrent à leur tour de nouvelles vérifications et modifications qui nuisent au référencement des offres, donc au développement du chiffre d’affaires.

Pour toutes ces raisons, le recours à une solution PIM est recommandé. Voyons pourquoi.

Connecteur FAB-DIS : assurer complétude et conformité de son fichier

La solution PIM Afineo (Produc Information Management) est un logiciel de gestion des données produits dans lequel l’entreprise centralise toutes les informations concernant ses articles en y intégrant les fichiers multimédias.

La centralisation de données se fait par imports de fichiers, flux, et connexions avec divers systèmes d’informations : ERP, CRM, etc.

Le connecteur FAB-DIS de la plateforme Afineo résout toutes les frictions que la production manuelle présente :

la matrice FAB-DIS est intégrée dans la plateforme pour modéliser toutes les données selon la nomenclature exigée,
la codification des tables de références est paramétrée dans le logiciel selon votre contexte business,
les spécificités ETIM de votre corps de métier sont incorporées pour normaliser la donnée,
les fichiers Excel exportés (ou importés) sont ainsi compatibles et normalisés pour passer le test de conformité de l’outil Easy-Check avec réussite.

L’automatisation du logiciel PIM élimine tout risque d’erreurs et permet de produire des fichiers FAB-DIS offrant une complétude et une conformité absolues.

Fabricant : générer ses fichiers FAB-DIS automatiquement

Côté fabricant, la donnée doit être prête, c’est-à-dire modélisée dans le PIM en fonction de la nomenclature FAB-DIS.

Modéliser ses données produits en amont avec rigueur offre d’automatiser la création d’un fichier FAB-DIS.

Le fabricant s’appuie ainsi sur les atouts de la solution PIM Afineo :

une fonctionnalité de mapping pour normaliser la codification du logiciel PIM selon les standards FAB-DIS,
un workflow de travail et de validation pour accélérer les processus métiers,
un DAM intégré nativement pour associer les fichiers multimédias facilement,
des conditions paramétrables pour faire correspondre images, vidéos, correspondance de produits, etc.
un moteur d’export performant pour générer son fichier FAB-DIS automatiquement.

Par ailleurs, en centralisant vos données, vous bénéficiez d’une visibilité confortable en direct sur vos flux de matière première à disposition, livraisons, etc.
Vous gardez ainsi le contrôle sur le cycle de vie de chaque produit.

Distributeur : importer des fichiers FAB-DIS de manière automatisée

Côté distributeur, l’import automatique de fichiers FAB-DIS facilite également le travail des équipes.

Il suffit de paramétrer en amont le jeu d’attributs concernant les données produits dans le respect de la nomenclature FAB-DIS et de la codification des tables de référence.

La configuration est accélérée grâce à l’assignation « en cascade » !

En utilisant le connecteur FAB-DIS et un modèle d’import, le distributeur importe automatiquement les fichiers FAB-DIS fournis par les fabricants : les données produits des onglets sont automatiquement classées et rangées pour être exploitables.

Le distributeur utilise également pléthore de connecteurs pour diffuser les informations produits
et réussir sa mise sur le marché de son offre commerciale sur tous les canaux de vente : sites e-commerce, marketplaces, catalogues imprimés ou en ligne, balisage magasin, etc.

Grâce au DAM intégré nativement, la diffusion prend également en compte les photos, vidéos, notices, etc.

Solution PIM Afineo : l’échange de données performant pour le business

Si la plateforme Afineo est utilisée par des enseignes exigeantes, c’est certainement parce qu’elle offre plus de fonctionnalités qu’une simple solution PIM DAM, mais aussi parce que notre équipe apporte un conseil en systèmes et logiciels.

En effet, nos consultants en gestion de données produits s’attachent à observer le stack technologique utilisé par vos équipes afin de proposer un logiciel modulaire adapté à votre contexte et vos enjeux business propres.

Résultats :

des données de référence opérationnelles,
de + 50% à +80% de productivité,
un chiffre d’affaires en augmentation,
une relation fabricant-distributeur au beau fixe !

Avoir des données, c’est primordial. Pouvoir les exploiter pour développer son chiffre d’affaires, c’est mieux !

Qu’en pensez-vous ? Nous avons hâte d’échanger avec vous sur le sujet : contactez-nous !

À retenir : résumé du format FAB-DIS en infographie

Pour faciliter l’assimilation et vous aider à retenir l’essentiel, voici une infographie qui résume le format FAB-DIS, ainsi que les atouts de la solution PIM Afineo pour les fabricants et les distributeurs :

FAB-DIS et PIM : génération de fichiers et import automatisés pour fabricants et distributeurs