Le logiciel PIM (Product Information Management) : définition et avantages pour accélérer votre business

Dernière mise à jour le : 18 Avr 2024

Le Product Information Management désigne un logiciel PIM. Une solution PIM se matérialise par un système de gestion des informations produits qui permet de centraliser, de synchroniser et de maîtriser toutes les données liées à vos produits, qu’elles soient d’ordre technique, logistique, ou marketing. La finalité d’une bonne gestion de l’information produit : diffuser des informations fiables sur un site e-commerce ou dans des catalogues par exemple, en gagnant en productivité et en augmentant les ventes. Ceci fait partie des notions à connaître pour construire son projet PIM.

Un software PIM est ainsi utilisé par de nombreux services et métiers dans l’entreprise :

• Le chef de produit : garantit la qualité et contrôle le taux de complétude des descriptions produits,
• Le responsable marketing : veille à l’expérience client dans une optique de vente sur tous les canaux,
• Le commercial : diffuse des fiches et catalogues au format PDF à la vitesse du haut débit afin de référencer les produits chez ses clients ou ses distributeurs.
• Le responsable digital : se doit d’être réactif dans l’actualisation des produits sur le site e-commerce,
• Le responsable achats : tisse des relations commerciales durables avec les fournisseurs.,
• Le DSI (directeur des systèmes d’informations) : unifie et sécurise la donnée entrante et sortante pour la rendre accessible et exploitable,

Découvrez dans cet article tous les éléments pour comprendre le Product Information Management et comment il peut développer votre business en favorisant le travail collaboratif au sein de vos équipes. Découvrez également la complémentarité des logiciels PIM et DAM.

 

PIM : définition de Product Information Management

Une solution PIM (Product Information Management) est une plateforme logicielle qui permet à une entreprise de centraliser, de gérer, de mettre à jour et de diffuser toutes les informations concernant ses produits au sein d’un espace unique. La première finalité du PIM : diffuser les bonnes informations produit, à la bonne personne, sur le bon canal, au bon moment. Examinons plus en détail comment le Product Information Management peut accélérer votre business.

Découvrez dans la vidéo suivante la définition du PIM :

 

Qu’est-ce que la démarche PIM ?

Le Product Information Management et l’acronyme PIM désignent la gestion des informations produits, ou GIP en français.

La gestion de l’information produit concerne :

• toutes les informations décrivant les produits : les descriptions, les caractéristiques (taille, dimensions, poids, piles comme source d’énergie par exemple), spécificités logistiques, etc.
• les informations décrivant les conditions de ventes : lots promotionnels, les mentions légales obligatoires, la provenance, le public et marchés ciblés, etc.
• les informations générées par les utilisateurs et clients : les contenus générés comme les photos, les avis et commentaires, etc.
• les informations décrivant les produits de la concurrence peuvent également constituer un référentiel à utilisation interne.

Une démarche PIM consiste donc à la fois à adopter une réflexion structurée orientée communication et vente, en utilisant une solution de gestion des informations produits.

La démarche englobe la centralisation, le classement, la préparation pour la diffusion, l’enrichissement des informations produits selon le canal de vente e-commerce, marketplace imprimé, en magasin ou en PDF par exemple.

Qu’est-ce qu’un logiciel PIM ?

Qu’est-ce qu’un PIM informatique ?

Un système de gestion d’informations produit est un logiciel PIM :

• il offre toute la technologie nécessaire pour centraliser, maintenir et enrichir la qualité des données liées aux produits selon le contexte de communication et de vente,
• il simplifie les processus métiers, la mise à jour des informations et leurs diffusions, grâce à l’interconnexion des données et l’automatisation de tâches,
• il permet aux services marketing, communication, digital, achats, ainsi qu’aux fournisseurs, de travailler de manière collaborative et plus efficace.

Comme le démontre le schéma ci-dessous, la gestion des données sans une solution PIM digne de ce nom devient rapidement un calvaire :

 

 

Chez la plupart des éditeurs, un software PIM offre de constituer un référentiel unique des informations concernant les produits.

Mais les possibilités technologiques permises par ces logiciels n’intègrent pas de DAM (Digital Asset Management ou gestion des actifs numériques en français) au sein de leur plateforme respective.

Le DAM permet quand à lui,de gérer tous les assets digitaux, c’est-à-dire tous les fichiers multimédias : fichier images, photos de produits, packshots, logos et éléments de la charte graphique de marque, sons, vidéos, notice et manuels au format PDF notamment.

Le fait que certaines solutions PIM ne proposent pas de DAM pose de réels problèmes :

• un problème de compatibilité avec une solution DAM tierce : l’interfaçage avec le logiciel PIM n’est pas forcément garanti,
• les utilisateurs doivent se confronter à deux interfaces différentes, ce qui ne facilite pas les manipulations, ni l’association entre les informations et les fichiers multimédias,
• les règles d’associations doivent souvent être développées sur mesure, ce qui engendre un coût supplémentaire,
• une perte de productivité est inévitable au regard des étapes de prises en main et des multiples contraintes.

Le PIM Afineo intègre nativement une solution DAM afin d’éviter tous ces problèmes, permettant d’optimiser le ROI en termes de coûts, d’efficacité, de productivité et de réactivité pour réduire le temps de mise sur le marché de l’offre. Nous verrons en fin d’article tous les atouts différenciants de la plateforme SaaS Afineo.

 

Pourquoi mettre en place un PIM ?

Internet a changé le paysage de la vente, du marketing omnicanal : la maîtrise de l’information et de sa diffusion en multicanal sont des défis au quotidien. Et pourtant, les entreprises souhaitent rester compétitives ! Examinons pourquoi mettre en place un PIM dans cette partie.

Pour permettre aux métiers de relever leurs enjeux

Voici les difficultés auxquelles se confrontent les marques, e-commerçants, détaillants, industriels, et distributeurs :

• La multiplicité des canaux de diffusion de l’offre produits (site e-commerce, catalogue en ligne, marketplaces, etc.) rend la gestion de l’information fastidieuse et difficile à maîtriser lors de sa mise à jour sur tous ces canaux de vente.
• Les photos, vidéos ou encore documents PDF associés à chaque produit doivent également être actualisés sur ces mêmes canaux.
• La communication des offres produits via des filiales au niveau international posent des problèmes d’organisation, de traduction, de mentions légales et de diffusion.
• L’essor du e-commerce et la démocratisation des usages sur internet nécessitent de communiquer des informations fiables et de manière réactive.
• La multiplication des fournisseurs impose de mettre en œuvre un espace d’échanges pour fluidifier la relation commerciale.
• Les données sont difficiles à harmoniser : dispersion de l’information au sein des services et des solutions (CRM, ERP, fichier Excel, etc.) entrainant des doublons, des erreurs et une perte de temps qui nuisent à la productivité.
• Diverses lois obligent les fabricants et les vendeurs à communiquer des mentions telles que la loi AGEC (concernant les qualités et caractéristiques environnementales des produits générateurs de déchets), la loi Evin (alcools), les lois relatives à l’indice de réparabilité, ou encore aux allergènes notamment.

À quoi sert un logiciel PIM ?

Le Product Information Management en entreprise présente l’intérêt de maîtriser la description des produits et de la distribuer quel que soit le contexte et le canal : c’est un enjeu stratégique vital !

La solution PIM sert à disposer d’une gestion de l’information produit fiable, souple et réactive pour gagner en productivité et compétitivité :

• L’intérêt du Product Information Management en e-commerce est de pouvoir mettre en ligne rapidement ses offres produits et de réussir ses opérations commerciales saisonnières.
• Chacune de vos fiches produit contient des informations de référence, actualisée en fonction des besoins, et peut être étoffée en fonction de la diffusion : édition de fiches produits en ligne, catalogue imprimé ou web, site e-commerce, marketplace, supports de communication (kakémono, étiquettes,…), tablettes et bornes interactives en points de vente, etc.
• Vous incorporez des médias (vidéo, photo, document téléchargeable, etc.) à chaque description de produit diffusée en vous reposant sur un référentiel de médias appelé DAM. Bon à savoir : le DAM est nativement intégré au PIM dans la solution Afineo (gestion des ressources numériques en français pour Data Asset Management ou Digital Asset Management en anglais).

Autre intérêt du Product Information Management en ligne : un logiciel PIM sert de référentiel d’informations unique. Vos collaborateurs (responsables communication, marketing, SEO, digital, achats) ont accès aux seules et mêmes données de référence. Adieu les données dispersées et contradictoires. Les clients, les fournisseurs et les distributeurs détiennent ainsi les bonnes informations en temps réel.

Le logiciel PIM sert également à instaurer une organisation favorisant le travail collaboratif et la productivité. Ceci est notamment permis par les fonctionnalités exclusives du PIM Afineo telles que la connexion entre les informations, l’automatisation de tâches et le workflow de validation paramétrable.

Détaillons maintenant les avantages du Product Information Management.

Pourquoi utiliser un PIM ? Les 11 avantages

Le PIM est devenu la seule solution pour garder l’avantage concurrentiel dans un univers en perpétuelle compétition.

Le Product Information Management permet à chaque entreprise de dépasser ses objectifs.

Voici les 11 principaux avantages d’utiliser un PIM qui démontrent son ROI (retour sur investissement) :

• Avantages n° 1 : éradiquer les silos de données, les doublons et erreurs,
• Avantages n° 2 : améliorer la qualité de vos données produit en éliminant les doublons, les erreurs et donc de diminuer le taux de retour produits,
• Avantages n° 3 : permettre une utilisation de données de références fiables et uniques par tous vos collaborateurs,
• Avantages n° 4 : jusqu’à +80 % de productivité (espace de travail collaboratif, automatisation de processus, workflow de validation),
• Avantages n° 5 : maîtrise de l’information sur tous les canaux de diffusion,
  diffusion en multicanal avec contextualisation de l’information,
• Avantages n° 6 : accélération du time to market,
• Avantages n° 7 : enrichissement de l’expérience client et de la satisfaction,
• Avantages n° 8 : augmentation des ventes,
• Avantages n° 9 : amélioration des processus de vente en magasins,
• Avantages n° 10 : relation fournisseurs plus fluide,
• Avantages n° 11 : réduction des coûts d’intégration et de maintien de vos données.

Pour mieux comprendre le Product Information Management, découvrez en images notre présentation « Le PIM en bref » :

 

Comment fonctionne le PIM ?

Que fait un Pim ? Comment fonctionne le PIM ? Voici quelques explications sur le fonctionnement d’une solution PIM. Examinons en détail le fonctionnement du Product Information Management.

Le fonctionnement d’une solution PIM en 7 étapes clés

Pour résumer le fonctionnement d’un PIM :

• Étape n° 1 : vous collectez toutes les données issues des services et logiciels utilisés en interne ( ERP, documents Excel, images, etc.).
• Étape n° 2 : vous centralisez et structurez toutes les informations au sein d’un référentiel unique (incluant vos médias grâce au DAM intégré),
• Étape n° 3 : vous maintenez à jour la base de données afin de donner accès à une source de qualité, les différents métiers de votre organisation exploitent des informations fiables,
• Étape n° 4 : vous maîtrisez intégralement les processus grâce au workflow de validation,
  la solution PIM vous fait gagner du temps en exécutant des tâches chronophages à la place de l’humain.
• Étape n° 5 : vous générez facilement des catalogues ou des fiches produits au format PDF.
• Étape n° 6 : vous actualisez vos offres produits en ligne (site e-commerce, marketplace, etc.).
• Étape n° 7 : vous effectuez un suivi précis de vos performances en temps réel.

Schéma simplifié du fonctionnement d’un PIM :

Quel type de données peut-on gérer avec un PIM ?

Quelles données sont gérées par un PIM ? Un PIM peut gérer une multitude de flux de données en import ou en export. Examinons-les en détail.

Les données élémentaires sur les produits :

• La désignation explicite du produit par son nom usuel de produit.
• Le nom de la marque associée, et le nom de la gamme.
• Le descriptif complet de l’article.
• Les composantes techniques qui caractérisent le produit : sa couleur, ses matières, ses dimensions.
• Le GENDCOD et code SKU.
• Les mentions obligatoires selon les lois en vigueur dans les pays de vente : loi Evin en France, indication sur les allergènes notamment.
• Les textes traduits et adaptés dans les langues où l’article est également vendu.

Tous les assets digitaux ou fichiers multimédia :

• vidéo de démonstration, conseils d’entretien,
• notice d’utilisation, plan de montage au format .PDF,
• photos du produit sous différents angles de vue,
• branding assets : logos de la marque, logos des produits, visuels packshots,
• certifications et labels obtenus tels que le Nutri-Score,
• visuels d’ambiance, visuels de la gamme,
• schéma pédagogique,
• son, jingle associé aux produits.

Les modèles conformes de la logistique :

• standards appliqués concernant les palettes,
• règles sécuritaires relatives au déplacement et à la livraison de produits inflammables ou dangereux,
• législations par pays à respecter pour respecter la chaîne du froid et les dates limites de consommation.

Les données obligatoires relatives à la vente :

• Le tarif de l’article.
• Le détail des diverses taxes selon le pays de vente : taxe sur la valeur ajoutée, éco-taxes, frais de douanes éventuels, etc.).
• La monnaie utilisée pour vendre/acheter : zone euro ? Dollar américain ? Yen japonais ? Renminbi chinois ?
• Gabarit de l’emballage de l’article : hauteur, largeur, profondeur du colis… et poids !
• Les mentions légales liées à la législation : loi Agec, loi Evin, etc.

Les précisions chiffrées sur les stocks :

• produits disponibles ou en rupture de stock,
• classement par gamme, par typologie de produit ou par produit exact,
• catégorisation par attribut concernant l’article : couleur, poids, taille (…).
• index par prix de vente au détail ou en lot.

Les données relatives au contexte de vente :

• Fiche produit en ligne : titre principal, balises et textes optimisés pour le référencement naturel.
• Fichiers images parfaites pour le référencement naturel : poids faibles, métadonnées enrichies par canal de vente.
• Mentions obligatoires selon le pays de vente.
• Devise utilisée pour les transactions.

Les associations indispensables à la recommandation produit :

• associations d’articles qui se complètent (cross selling),
• associations d’articles semblables, mais de gamme plus élevée (up selling),
• associations d’articles en promotion pendant une durée limitée
• associations d’articles prévus pour une opération de déstockage
• associations d’articles au sein d’une même gamme, etc.

Les UGC, contenus générés par les utilisateurs :

• photos prises par les internautes,
• témoignages utiles de consommateurs,
• notes et nombre d’étoiles récolté par un article,
• avis clients, utilisateurs.

Les informations relatives à l’efficacité des ventes :

• informations chiffrées par produit spécifique ou par gamme complète,
• informations chiffrées par spécificité de l’article vendu : performances du pull jaune versus performances du pull bleu ?
• informations chiffrées prenant en compte les variations des prix d’achat et des prix de vente,
• informations chiffrées incorporant la saisonnalité des ventes.

Les données de ses compétiteurs :

• base de données produits vendus chez un concurrent,
• ajout ou retrait d’un produit au catalogue,
• prix associés,
• assets associés,
• canaux de vente utilisés, etc.

 

Fonctionnalités du PIM

Nous avons réuni dans ce tableau les fonctionnalités du logiciel PIM Afineo afin d’illustrer les possibilités offertes par le Product Information Management :

 

Comment choisir un PIM ?

Quelle solution PIM choisir ? Comment choisir son PIM ? Si les fonctionnalités sont importantes dans le choix d’un logiciel PIM, il faut avant tout considérer le Product Information Management comme un projet PIM qui aboutit à une solution configurée pour permettre aux collaborateurs de l’entreprise de mener à bien leurs missions respectives.

C’est quoi un projet PIM ? Conseils pour le réussir

La mise en place d’un PIM en entreprise intervient généralement dans un contexte de transformation digitale : c’est un grand changement pour l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.

Un projet PIM comprend ainsi, en premier lieu, une analyse obligatoire qui liste les besoins des métiers et les optimisations attendues en termes de process métiers au quotidien. La solution PIM arrive ensuite, car elle matérialise l’outil modélisé et paramétré pour aider les collaborateurs dans la réalisation de leurs missions. Le logiciel PIM permet ainsi d’atteindre les objectifs de performances attendus.

Un projet PIM doit donc dresser un cahier des charges précis et spécifique aux contraintes de marché et technologiques d’une organisation, justement pour paramétrer une solution PIM adaptée.

Voici les points essentiels à observer pour vous guider, éviter les écueils sans retour possible et vous aider à prendre les meilleures décisions.

Les questions à se poser :

• Combien de clients utilisateurs actuels du logiciel PIM bénéficient de la dernière version du logiciel, mises à jour incluses ?
• L’éditeur est-il capable d’accompagner le changement en interne ?
• Adapte-t-il ses formations pour rendre vos équipes autonomes et opérationnelles à travers un transfert de compétences ?
• La solution PIM peut-elle vous permettre d’évoluer au fil de vos besoins dans le temps ?
• Combien coûte réellement le PIM open source lorsque vous le comparez à la modularité d’un logiciel dit « propriétaire » ?
• Le DAM est-il intégré nativement à la solution PIM ? Quels sont les coûts liés ?

Les atouts différenciants de la solution PIM Afineo

Nous avons vu plus haut qu’une solution PIM DAM complète est indispensable pour maîtriser conjointement les informations produits de nature textuelle et les fichiers multimédias.
Le PIM Afineo offre davantage d’outils et de possibilités qu’un simple logiciel PIM pour les utilisateurs métiers et les enjeux business.

Le PIM Afineo est une plateforme SaaS extrêmement puissante car elle permet de connecter nativement au sein d’une même interface :

• le logiciel PIM pour constituer le référentiel d’informations produits,
• la solution DAM pour constituer le référentiel des fichiers multimédias associés,
• un portail fournisseurs pour faciliter l’échange de données et accélérer la relation commerciale,
• un portail distributeurs ou portail de marque pour communiquer et donner accès à vos offres produits à vos réseaux de ventes (adhérents, distributeurs, partenaires commerciaux…)
• le module exclusif « Performance produits et opérations commerciales » qui sert à construire des offres commerciales en estimant leur rentabilité en amont,
• le module exclusif « Print-in-Store » pour générer des kits de balisage magasin en un temps record,
• une solution de publishing et un outil de BAT en ligne (bon à tirer) pour accélérer la production de supports imprimés.

La solution PIM Afineo propose également un large panel de règles d’associations entre les informations et les assets digitaux, aussi bien dans le classement que dans la personnalisation sur les canaux de vente.

D’autre part, la plateforme Afineo est évolutive et vous permet de croître dans le temps pour faire face à de nouveaux besoins émergents ou de nouvelles contraintes.
Exemple : mettre en place un référentiel supplémentaire de données pour centraliser et classer d’autres informations, comme le référentiel produits d’un concurrent, de pièces détachées par exemple.

Ceci est possible car la plateforme Afineo permet de mettre en place un PIM multiréférentiel. Le MDM (Master Data Management, ou gestion des données de référence en français) nativement intégré dans la plateforme PIM élargit le champ des possibles pour : gérer vos fournisseurs (contacts, contrats, conditions d’achat, usine(s) de fabrication….), vos adhérents (contacts, contrats, fréquentation de chaque magasin, chiffre d’affaires journalier ou hebdomadaire, types de rayon etc….), du multi-filiales, etc….

Cet ensemble de modules et de solutions intégrés de manière native au sein d’une même interface vous permet ainsi de vous projeter et d’évoluer dans le temps : certains de nos clients commencent par mettre en place un PIM et un DAM, puis enrichissent leur plateforme selon les canaux de vente utilisés, mais également pour faire face à de nouveaux défis.

Quel est le meilleur PIM ? Attention aux pièges

La majorité des comparatifs PIM issus de comparateurs de logiciels sont biaisés : en effet leur modèle économique consiste à vendre des citations dans des articles de blog à leurs clients éditeurs de logiciels PIM, et à générer des leads qualifiés, mais non matures sur le sujet du Product Information Management. Ces comparateurs ne sont donc pas neutres, car ils mettent bien évidemment en avant leurs clients, et non le meilleur PIM adapté à un contexte spécifique.

Ces comparateurs ont-ils interrogé plusieurs entreprises utilisatrices des logiciels PIM cités dans leurs articles ? Un doute subsiste…

Soyons réaliste : un PIM gratuit ou freemium sera forcément limité et vous devrez payer pour obtenir toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. D’ailleurs ces fonctionnalités correspondent-elles à vos besoins métiers ?

Quant au PIM open source, c’est plus ou moins la même chose : si vous ne disposez pas d’une équipe de développeurs dédiés à votre projet PIM, vous devez débourser des investissements supplémentaires pour obtenir le PIM sur mesure qui correspond à vos enjeux métiers, business et technologiques propres.

De plus le meilleur PIM pour un acteur de la grande distribution ne sera pas le meilleur pour un retailer, un fabricant ou un e-commerçant !

Nous avons vu plus haut que certains logiciels PIM n’intègrent pas de solution DAM nativement, ce qui engendre plusieurs obstacles.

Autre handicap : certains logiciels PIM sont limités en termes d’attributs, ou concernant les règles d’associations de produits indispensables pour la diffusion sur tous les canaux de vente : balisage magasin, fiche produit e-commerce, génération de PDF personnalisé à la volée, brief de mise en page automatisée pour le print, etc.

À ce propos, la solution PIM Afineo est capable de gérer de nombreux flux de données grâce à des connecteurs qui permettent de fluidifier les imports et exports de données sur tous les canaux : Shopping Flux, Amazon, Google Shopping, Proximis, Oro Commerce, Magento, Shopify, PrestaShop, Mirakl, Lengow, Fnac, un simple PDF, etc.

La capacité d’accompagnement de l’éditeur-intégrateur de solutions PIM DAM est également l’une des conditions de la réussite de votre projet PIM.

Certaines entreprises ressentent le besoin de bénéficier d’un accompagnement sur mesure pour être sûr de ne pas commettre d’erreurs coûteuses qui font avorter la mise en place d’une solution PIM.

Nous pouvons résumer les atouts caractéristiques du meilleur PIM par ceux-ci :

• le meilleur PIM est l’outil fonctionnel qui intègre un DAM nativement,
• la meilleure solution PIM est le fruit d’une réflexion qui prend en compte vos besoins utilisateurs, votre stack technologique, et vos impératifs de marché,
• le meilleur logiciel PIM pour un fabricant, n’est pas le même pour un retailer un réseau de grande distribution, ou encore un e-commerçant,
• la conduite du changement est la clé de la réussite : si vos équipes ne sont pas guidées, l’outil PIM ne vous servira à rien.

Conscient de vos enjeux et de vos préoccupations, les équipes d’Afineo témoignent de 20 ans de mise en œuvre et vous accompagnent : audit, déploiement, conduite du changement, formations adaptées, et transfert de compétences pour rendre vos équipes autonomes et performantes.

Les entreprises suivantes ont ainsi choisi le PIM Afineo et bénéficié d’un accompagnement personnalisé par notre équipe : LAFUMA MOBILIER, Caran d’Ache, Millet Mountain Group-Lafuma, JouéClub, Agapes Restauration, Baron Philippe de Rothschild, BUT Total Energies Lubrifiants,
TIVOLY, …

La solution Afineo est-elle le meilleur PIM ? Nous préférons vous laisser juger par vous-même : contactez-nous pour assister à une démonstration personnalisée de notre solution PIM DAM !